Kuka päättää sosiaalisen median käyttöönotosta yrityksessä?

Kirjaa varten tekemissämme haastatteluissa nousi usein esiin kysymys: kenen yrityksessä pitäisi päättää sosiaalisen median käyttöönotosta? Monestihan se otetaan käyttöön ns. ruohonjuuritasolla, kun sosiaalista mediaa jo tuntevat ihmiset tuovat sen omaan ryhmäänsä. Johto ei usein edes tiedä, mitä sosiaalisen median välineitä yrityksessä käytetään. Tämä bottom-up -tapa on ihan hyvä - varsinkin, jos sosiaalinen media leviää muiden käyttöön, kun siitä huomataan olevan hyötyä. Sen ei kuitenkaan pitäisi olla ainoa tapa.

Päätös sosiaalisen median käyttöönotosta on kuin aikoinaan päätös tietotekniikan käyttöönotosta. Ylin johto teki päätöksen siitä, että yrityksessä siirrytään tietotekniikan aikaan. Johto opetteli miettimään, millaisia muutoksia yritysten toiminnassa tapahtuu, hankki tietoa, opetteli asioita itse ja vastasi siitä, että henkilöstön koulutus toteutettiin tietyssä aikataulussa ja että tietotekniikka otettiin hallitusti käyttöön.

Nyt johdon pitäisi samalla tavalla päättää sosiaalisen median tarpeiden analysoinnista ja työvälineiden käyttöönotosta. Samoin johdon pitäisi vastata niihin liittyvästä yrityksen politiikasta ja ohjeistuksesta, resursoida hankkeet ja varmistaa, että henkilöstö saa tarvittavan opastuksen. Sosiaalinen media on samalla tavalla strateginen päätös kuin IT aikanaan, sillä sosiaalisen median käyttöönotto tarkoittaa myös kulttuurin muutosta yhteistyön ja osallistumisen suuntaan.

Ei johto tietenkään itse hoida henkilöstön koulutusta, systeemien valintaa ym, vaan vastaa, että nämä asiat tehdään koko yrityksen kannalta järkevällä tavalla. Asiantuntijat toteuttavat sitten tekniikan, koulutuksen ja käytännön toteutuksen.

Toteutuksessa on mukana yleensä tietotekniikka-, viestintä- ja henkilöstöosasto sekä se yksikkö, jonka osaamisalueeseen tai toimintaan kukin sosiaalisen median sovellus kohdistuu. Yksittäisten hankkeiden vastuun pitää olla linjajohdossa eli siellä, mihin toimintaan sovelluksella halutaan vaikuttaa tai mitä halutaan parantaa.

Lopuksi: sosiaalisen median ratkaisut ovat keveitä eivätkä vaadi pitkää ja kallista suunnittelua ja toteutusta. Jotta niistä olisi hyötyä, on kuitenkin määritettävä tarve. Mitä asioita sosiaalinen media parantaa? Miksi se otetaan käyttöön, mitä hyötyjä siitä on? Mitä sen käyttöönotto edellyttää organissatoilta ja sen toimintatavoilta? Muuten siitä tulee vain yksi työvälinekokeilu muiden joukossa ja sen todelliset hyödyt jäävät saamatta.