Yrityksissä on suuri määrä ns. hiljaista tietoa eli tietoa, joka on työntekijöiden päässä ja josta olisi paljon hyötyä, jos se saataisiin muidenkin käyttöön, Puhumattakaan siitä, miten maan hiljaiset saisivat yhtäkkiä äänensä kuuluville.
Sosiaalinen media voi tarjota ratkaisun. Voi olla helpompi kirjoittaa wikiin, jossa saa asiantuntemuksensa näkyviin, kuin puhua kokouksessa.
Customervisionin whitepaperissa käsitellään samaa aihetta toiselta kannalta:
"Products such as enterprise wikis make it possible for groups like marketing, sales, call centers and training to create and share web based content. Content can be in the format of data, text, video, graphics, etc. From a business perspective, a key point is that the quality of the knowledge shared is higher and the cost to produce it is lower."
Nämäkin päteviä argumentteja: tietojen tuottaminen on edullisempaa ja tietojen laatu on parempaa kuin perinteisillä järjestelmillä. Tai voi olla, jos sosiaalinen media otetaan oikealla tavalla käyttöön.
torstai 27. marraskuuta 2008
keskiviikko 26. marraskuuta 2008
Bloggaamisesta
Viikolla vallitsi flunssaepidemia, joten bloggaaminen jäi niistämisen jalkoihin (hmm. hieman outo analogia, mutta olkoon). Niin mukavaa kuin bloggaaminen onkin, se edellyttää aikaa!
Avoimeen nettiin syntyy jatkuvasti uusia blogeja (kuten tämä blogi), ja niitä kuolee myös jatkuvasti pois. Yritykselle blogi voi olla avoimessa netissä toimiva tai palomuurin sisällä toimiva kommunikointikanava.
Internetiin aukeava blogi voi olla hyvä viestintäkanava. Kannattaa kuitenkin pitää mielessä, että jos yritysblogia käytetään vain markkinointivälineenä, se on syytä mainita - ja samalla kannattaa miettiä, onko blogi silloin paras valinta. Parhaat yritysblogit saavat aikaan todellista keskustelua yrityksen ja sen nykyisten ja mahdollisten asiakkaiden välillä. Esimerkkinä vaikkapa nyt suurissa vaikeuksissa olevan GM:n johtajablogi Fastlane, jossa Bob Lutz kirjoittaa GM:stä ja kyllä, myös sen vaikeuksista.
Yrityksen sisäinen blogi voi olla paikka saada vastauksia kysymyksiin asiantuntijoilta, jotka samalla vähentävät sähköpostiensa määrää huomattavasti. Se voi olla toimitusjohtajan videoblogi, kuten Ciscolla, jossa Suomen toimitusjohtaja tekee viikottain muutaman minuutin mittaisen videon viikon saavutuksista, tavoitteista ja tilanteesta.
Kannattaa muistaa, että ryhmäblogi voi olla parempi kuin henkilökohtainen blogi. Ryhmäblogin ylläpito on helpompaa, koska siihen kirjoittaa useampi henkilö, jolloin päivittäminen stressaa vähemmän.
Outi Lammi kirjoittaa hyvin yritysblogeista, kannattaa käydä lukemassa! Samoin Anja Alasilta - kiitos, jos olimme pystyneet tiivistämään intran blogin tavoitteet ja haasteet!
Avoimeen nettiin syntyy jatkuvasti uusia blogeja (kuten tämä blogi), ja niitä kuolee myös jatkuvasti pois. Yritykselle blogi voi olla avoimessa netissä toimiva tai palomuurin sisällä toimiva kommunikointikanava.
Internetiin aukeava blogi voi olla hyvä viestintäkanava. Kannattaa kuitenkin pitää mielessä, että jos yritysblogia käytetään vain markkinointivälineenä, se on syytä mainita - ja samalla kannattaa miettiä, onko blogi silloin paras valinta. Parhaat yritysblogit saavat aikaan todellista keskustelua yrityksen ja sen nykyisten ja mahdollisten asiakkaiden välillä. Esimerkkinä vaikkapa nyt suurissa vaikeuksissa olevan GM:n johtajablogi Fastlane, jossa Bob Lutz kirjoittaa GM:stä ja kyllä, myös sen vaikeuksista.
Yrityksen sisäinen blogi voi olla paikka saada vastauksia kysymyksiin asiantuntijoilta, jotka samalla vähentävät sähköpostiensa määrää huomattavasti. Se voi olla toimitusjohtajan videoblogi, kuten Ciscolla, jossa Suomen toimitusjohtaja tekee viikottain muutaman minuutin mittaisen videon viikon saavutuksista, tavoitteista ja tilanteesta.
Kannattaa muistaa, että ryhmäblogi voi olla parempi kuin henkilökohtainen blogi. Ryhmäblogin ylläpito on helpompaa, koska siihen kirjoittaa useampi henkilö, jolloin päivittäminen stressaa vähemmän.
Outi Lammi kirjoittaa hyvin yritysblogeista, kannattaa käydä lukemassa! Samoin Anja Alasilta - kiitos, jos olimme pystyneet tiivistämään intran blogin tavoitteet ja haasteet!
tiistai 18. marraskuuta 2008
Työn järkevöittäminen
Tässä taloustilanteessa kustannussäästöt ja työn tehostaminen nousevat taas kerran esiin. Tehostamisen ei kuitenkaan pitäisi tarkoittaa sitä, että yhä vähemmästä ajasta on yritettävä repiä irti yhä enemmän. Sen sijaan työn tekemisen pitäisi olla järkevämpää: tehdään oikeita asioita ja käytetään vähemmän aikaa kaikkia turhauttavaan sähläämiseen.
Socialtextin toimitusjohtaja totesi yhdessä esityksessään, että suuri osa yrityksen tietojärjestelmistä on suunniteltu tukemaan liiketoimintaprosesseja, mutta suurin osa työntekijöiden ajasta kuluu siihen, että he käsittelevät poikkeuksia näistä prosesseista. Asian voi sanoa myös näin: monessa yrityksessä työntekijät sanovat, että varsinaiseen työhön pääsee käyttämään huomattavasti alle puolet työajasta, kun muu aika kuluu tuohon "sähläämiseen". Tietojen hakemiseen, väärien versioiden käsittelemiseen, ihmettelemiseen, keneltä voisi kysyä asioita...
Tässä sosiaalisen median työkaluista voi olla apua jo hyvin pienissäkin ryhmissä. Pannaan projektiraportti wikiin, niin että kaikki sitä käsittelevät työstävät aina samaa ja uusinta versiota. Annetaan asianntuntijalle aikaa pitää blogia, johon hän ohjaa kaikki sähköpostilla tulevat kysymykset. Näin hän ei joudu vastaamaan samaan kysymykseen monta kertaa ja kaikki näkevät, keneltä voi kysyä lisää.
Sosiaalinen media herättää helposti mielikuvia kaikille vapaasta avoimesta keskustelusta. Sen avulla voidaan kuitenkin myös järkevöittää pieniä päivittäisiä tehtäviä ja siten saada työ tehostumaan oikeasti.
Socialtextin toimitusjohtaja totesi yhdessä esityksessään, että suuri osa yrityksen tietojärjestelmistä on suunniteltu tukemaan liiketoimintaprosesseja, mutta suurin osa työntekijöiden ajasta kuluu siihen, että he käsittelevät poikkeuksia näistä prosesseista. Asian voi sanoa myös näin: monessa yrityksessä työntekijät sanovat, että varsinaiseen työhön pääsee käyttämään huomattavasti alle puolet työajasta, kun muu aika kuluu tuohon "sähläämiseen". Tietojen hakemiseen, väärien versioiden käsittelemiseen, ihmettelemiseen, keneltä voisi kysyä asioita...
Tässä sosiaalisen median työkaluista voi olla apua jo hyvin pienissäkin ryhmissä. Pannaan projektiraportti wikiin, niin että kaikki sitä käsittelevät työstävät aina samaa ja uusinta versiota. Annetaan asianntuntijalle aikaa pitää blogia, johon hän ohjaa kaikki sähköpostilla tulevat kysymykset. Näin hän ei joudu vastaamaan samaan kysymykseen monta kertaa ja kaikki näkevät, keneltä voi kysyä lisää.
Sosiaalinen media herättää helposti mielikuvia kaikille vapaasta avoimesta keskustelusta. Sen avulla voidaan kuitenkin myös järkevöittää pieniä päivittäisiä tehtäviä ja siten saada työ tehostumaan oikeasti.
keskiviikko 12. marraskuuta 2008
Oppiva organisaatio 2.0
Oppiva organisaatio on vuosia ollut monen yrityksen tavoite. Oppiva organisaatiohan on sellainen organisaatio, joka kykenee uusiutumaan jatkuvasti, elää toimintaympäristön muutosten sykkeessä (tai kuten Sari Baldauf sanoi SOL-konferenssissa 10.11. 2008 "lähellä pulssia"), hyödyntää jokaisen jäsenen osaamista ja luo yhdessä uutta. Oppiva organisaatio on monesti jäänyt puheen tasolle. Ei ole ollut välineitä, joilla tiedettäisiin, mitä kukin osaa ja missä päin maailmaa todellisia osaajia on, saatikka, joilla etäällä oelvat ihmiset saadaan oikeasti luomaan yhdessä . Sosiaalinen media tarjoaa nyt nämä välineet hajautuneille organisaatioille. Niistä oppivista organisaatioista, jotka osaavat hyödyntää web 2.0:n mahdollisuudet voidaan kutsua oppiva organisaatio 2.0.:ksi.
Sosiaalisen median rooli osaamisen johtamisessa
Sosiaalinen media, lähinnä virtuaalityötila, on keskeinen osa osaamisen hallintaa ja osaamisen johtamisesta. Virtuaalityötila kuuluu rakennepääomaan eli niihin rakenteisiin, jotka mahdollistavat yksilöiden osaamisen jakamisen ja jalostamisen yhteiseksi organisaation osaamiseksi. Niiden, jotka vastaavat osaamisen johtamisen välineiden, prosessien ja käytänteiden kehittämisestä tulee huomioida myös sosiaalisen median mahdollisuudet ja tuoda yritykseen virtuaalisen työtilan sovellukset. Käytännössä nämä asiat kuuluvat useimmissa yrityksissä HR:lle, joka huolehtii osaamisen johtamisen prosesseista. Rakennepääomaa osana osaamispääomaa on kuvattu kirjassa Otala, Leenamaija: Osaamispääoman johtamisesta kilpailuetu, WSOY, 2008. Kirjan voi tilata tästä linkistä.
Kirjassa Wikimaniaa yrityksiin on esimerkkinä amerikkalainen konsulttitoimisto MITRE, jonka ”puhelinluettelo” sisältää kustakin henkilöstä vakiotietojen ohella tiedot hänen kirjoittamistaan raporteista, projekteista, joissa hän on mukana, yhteisöistä, joihin hän osallistuu ja muuta ammattitaitoa kuvaavaa tietoa. Kirjassa on myös esimerkki Wärtsilän Suomen Huollon ”GCL-workspacesta” eli osaamisen johtamisen tueksi rakennetusta työtilasta. Se sisältää kaikki osaamisen johtamisen työkalut, aikataulut, strategiset osaamisalueet ja niillä tärkeimmät osaamisen hankkimismahdollisuudet sekä kommentointia ja keskustelua varten omat tilansa. Työtila on Suomen Huollon osaamisen hallinnan ydin.
Sosiaalinen media tarjoaa HR:lle mahdollisuuden siirtää yritysten osaamisen johtaminen uudelle uralle. Tämä edellyttää, että HR hankkii itse riittävästi tietoa osatakseen suunnitella ja ohjata työtilan käyttöönottoa sekä järjestää tarvittavaa koulutusta omassa organisaatiossa.
Kirjassa Wikimaniaa yrityksiin on esimerkkinä amerikkalainen konsulttitoimisto MITRE, jonka ”puhelinluettelo” sisältää kustakin henkilöstä vakiotietojen ohella tiedot hänen kirjoittamistaan raporteista, projekteista, joissa hän on mukana, yhteisöistä, joihin hän osallistuu ja muuta ammattitaitoa kuvaavaa tietoa. Kirjassa on myös esimerkki Wärtsilän Suomen Huollon ”GCL-workspacesta” eli osaamisen johtamisen tueksi rakennetusta työtilasta. Se sisältää kaikki osaamisen johtamisen työkalut, aikataulut, strategiset osaamisalueet ja niillä tärkeimmät osaamisen hankkimismahdollisuudet sekä kommentointia ja keskustelua varten omat tilansa. Työtila on Suomen Huollon osaamisen hallinnan ydin.
Sosiaalinen media tarjoaa HR:lle mahdollisuuden siirtää yritysten osaamisen johtaminen uudelle uralle. Tämä edellyttää, että HR hankkii itse riittävästi tietoa osatakseen suunnitella ja ohjata työtilan käyttöönottoa sekä järjestää tarvittavaa koulutusta omassa organisaatiossa.
tiistai 11. marraskuuta 2008
Kriittinen massa
Olin perjantaina tilaisuudessa, jossa keskustelimme eri toimialojen yritysten kanssa mm. sosiaalisen median työvälineistä. Esiin nousi kysymys kriittisestä massasta: paljonko käyttäjiä sosiaalisella medialla on oltava, jotta siitä olisi hyötyä yritykselle?
Omasta mielestäni kyse on sovelluksesta. Esimerkiksi wiki voi olla erittäin hyödyllinen työväline jo muutaman hengen ryhmälle, joka kirjoittaa sen avulla esimerkiksi projektiraportin tai käyttöohjeen. Totta kai jos kirjoittajia on vain kaksi, he voivat lähettää tiedoston sähköpostiliitteenä ja muokata sitä. Silloinkin voi jo käydä niin, että molemmat muokkaavat omaa versiotaan samanaikaisesti, jolloin seuraavalla kerralla molemmat tekevät lisämuokkauksia eri versioihin.
Vastaavasti toisissa sovelluksissa kriittinen massa on suurempi. 10 hengen yrityksessä tuskin kannattaa käyttää paljon aikaa ja rahaa monipuolisen yrityspuhelinluettelon tekemiseksi intranettiin, kun kaikki tuntevat toisensa ja toistensa osaamisalueet muutenkin.
Sosiaalinen media ei kuitenkaan ole vain isojen yritysten sovellus - pikemminkin päin vastoin. Itse asiassa se, että sosiaalisen median sovellukset ovat edullisia ja keveitä ottaa käyttöön, antaa pienille yrityksille erinomaisia uusia toimintamahdollisuuksia. Erityisesti ne antavat pienille yrityksille tavan integroitua paremmin suurempien asiakkaidensa toimintoihin, koska ne eivät vaadi samanlaisia investointeja kuin perinteiset yritysohjelmistot.
Omasta mielestäni kyse on sovelluksesta. Esimerkiksi wiki voi olla erittäin hyödyllinen työväline jo muutaman hengen ryhmälle, joka kirjoittaa sen avulla esimerkiksi projektiraportin tai käyttöohjeen. Totta kai jos kirjoittajia on vain kaksi, he voivat lähettää tiedoston sähköpostiliitteenä ja muokata sitä. Silloinkin voi jo käydä niin, että molemmat muokkaavat omaa versiotaan samanaikaisesti, jolloin seuraavalla kerralla molemmat tekevät lisämuokkauksia eri versioihin.
Vastaavasti toisissa sovelluksissa kriittinen massa on suurempi. 10 hengen yrityksessä tuskin kannattaa käyttää paljon aikaa ja rahaa monipuolisen yrityspuhelinluettelon tekemiseksi intranettiin, kun kaikki tuntevat toisensa ja toistensa osaamisalueet muutenkin.
Sosiaalinen media ei kuitenkaan ole vain isojen yritysten sovellus - pikemminkin päin vastoin. Itse asiassa se, että sosiaalisen median sovellukset ovat edullisia ja keveitä ottaa käyttöön, antaa pienille yrityksille erinomaisia uusia toimintamahdollisuuksia. Erityisesti ne antavat pienille yrityksille tavan integroitua paremmin suurempien asiakkaidensa toimintoihin, koska ne eivät vaadi samanlaisia investointeja kuin perinteiset yritysohjelmistot.
torstai 6. marraskuuta 2008
Kokemuksen jakaminen
Tästä linkistä löytyy Stewart Maderin lokakuussa tehty kiinnostava haastattelu, jossa mainitaan mm. pilottiprojektien tärkeys.
Haastattelussa puhutaan myös siitä, miten hyödyllistä yritykselle on, jos sosiaalisen median jo tuntevat nuoremmat työntekijät opastavat niitä, joille työvälineet eivät ole vielä tuttuja. Samalla nuoremmat työntekijät saavat kokeneemmilta työntekijöiltä oppia organisaatiosta ja sen toiminnasta. Tämä kaksisuuntainen mentorointi hyödyttää molempia.
Haastattelussa puhutaan myös siitä, miten hyödyllistä yritykselle on, jos sosiaalisen median jo tuntevat nuoremmat työntekijät opastavat niitä, joille työvälineet eivät ole vielä tuttuja. Samalla nuoremmat työntekijät saavat kokeneemmilta työntekijöiltä oppia organisaatiosta ja sen toiminnasta. Tämä kaksisuuntainen mentorointi hyödyttää molempia.
tiistai 4. marraskuuta 2008
Kuka päättää sosiaalisen median käyttöönotosta yrityksessä?
Kirjaa varten tekemissämme haastatteluissa nousi usein esiin kysymys: kenen yrityksessä pitäisi päättää sosiaalisen median käyttöönotosta? Monestihan se otetaan käyttöön ns. ruohonjuuritasolla, kun sosiaalista mediaa jo tuntevat ihmiset tuovat sen omaan ryhmäänsä. Johto ei usein edes tiedä, mitä sosiaalisen median välineitä yrityksessä käytetään. Tämä bottom-up -tapa on ihan hyvä - varsinkin, jos sosiaalinen media leviää muiden käyttöön, kun siitä huomataan olevan hyötyä. Sen ei kuitenkaan pitäisi olla ainoa tapa.
Päätös sosiaalisen median käyttöönotosta on kuin aikoinaan päätös tietotekniikan käyttöönotosta. Ylin johto teki päätöksen siitä, että yrityksessä siirrytään tietotekniikan aikaan. Johto opetteli miettimään, millaisia muutoksia yritysten toiminnassa tapahtuu, hankki tietoa, opetteli asioita itse ja vastasi siitä, että henkilöstön koulutus toteutettiin tietyssä aikataulussa ja että tietotekniikka otettiin hallitusti käyttöön.
Nyt johdon pitäisi samalla tavalla päättää sosiaalisen median tarpeiden analysoinnista ja työvälineiden käyttöönotosta. Samoin johdon pitäisi vastata niihin liittyvästä yrityksen politiikasta ja ohjeistuksesta, resursoida hankkeet ja varmistaa, että henkilöstö saa tarvittavan opastuksen. Sosiaalinen media on samalla tavalla strateginen päätös kuin IT aikanaan, sillä sosiaalisen median käyttöönotto tarkoittaa myös kulttuurin muutosta yhteistyön ja osallistumisen suuntaan.
Ei johto tietenkään itse hoida henkilöstön koulutusta, systeemien valintaa ym, vaan vastaa, että nämä asiat tehdään koko yrityksen kannalta järkevällä tavalla. Asiantuntijat toteuttavat sitten tekniikan, koulutuksen ja käytännön toteutuksen.
Toteutuksessa on mukana yleensä tietotekniikka-, viestintä- ja henkilöstöosasto sekä se yksikkö, jonka osaamisalueeseen tai toimintaan kukin sosiaalisen median sovellus kohdistuu. Yksittäisten hankkeiden vastuun pitää olla linjajohdossa eli siellä, mihin toimintaan sovelluksella halutaan vaikuttaa tai mitä halutaan parantaa.
Lopuksi: sosiaalisen median ratkaisut ovat keveitä eivätkä vaadi pitkää ja kallista suunnittelua ja toteutusta. Jotta niistä olisi hyötyä, on kuitenkin määritettävä tarve. Mitä asioita sosiaalinen media parantaa? Miksi se otetaan käyttöön, mitä hyötyjä siitä on? Mitä sen käyttöönotto edellyttää organissatoilta ja sen toimintatavoilta? Muuten siitä tulee vain yksi työvälinekokeilu muiden joukossa ja sen todelliset hyödyt jäävät saamatta.
Päätös sosiaalisen median käyttöönotosta on kuin aikoinaan päätös tietotekniikan käyttöönotosta. Ylin johto teki päätöksen siitä, että yrityksessä siirrytään tietotekniikan aikaan. Johto opetteli miettimään, millaisia muutoksia yritysten toiminnassa tapahtuu, hankki tietoa, opetteli asioita itse ja vastasi siitä, että henkilöstön koulutus toteutettiin tietyssä aikataulussa ja että tietotekniikka otettiin hallitusti käyttöön.
Nyt johdon pitäisi samalla tavalla päättää sosiaalisen median tarpeiden analysoinnista ja työvälineiden käyttöönotosta. Samoin johdon pitäisi vastata niihin liittyvästä yrityksen politiikasta ja ohjeistuksesta, resursoida hankkeet ja varmistaa, että henkilöstö saa tarvittavan opastuksen. Sosiaalinen media on samalla tavalla strateginen päätös kuin IT aikanaan, sillä sosiaalisen median käyttöönotto tarkoittaa myös kulttuurin muutosta yhteistyön ja osallistumisen suuntaan.
Ei johto tietenkään itse hoida henkilöstön koulutusta, systeemien valintaa ym, vaan vastaa, että nämä asiat tehdään koko yrityksen kannalta järkevällä tavalla. Asiantuntijat toteuttavat sitten tekniikan, koulutuksen ja käytännön toteutuksen.
Toteutuksessa on mukana yleensä tietotekniikka-, viestintä- ja henkilöstöosasto sekä se yksikkö, jonka osaamisalueeseen tai toimintaan kukin sosiaalisen median sovellus kohdistuu. Yksittäisten hankkeiden vastuun pitää olla linjajohdossa eli siellä, mihin toimintaan sovelluksella halutaan vaikuttaa tai mitä halutaan parantaa.
Lopuksi: sosiaalisen median ratkaisut ovat keveitä eivätkä vaadi pitkää ja kallista suunnittelua ja toteutusta. Jotta niistä olisi hyötyä, on kuitenkin määritettävä tarve. Mitä asioita sosiaalinen media parantaa? Miksi se otetaan käyttöön, mitä hyötyjä siitä on? Mitä sen käyttöönotto edellyttää organissatoilta ja sen toimintatavoilta? Muuten siitä tulee vain yksi työvälinekokeilu muiden joukossa ja sen todelliset hyödyt jäävät saamatta.
Tilaa:
Blogitekstit (Atom)
